Административные информационные системы

Административные информационные системы

Типы административных информационных систем: системы генерации отчетов, системы поддержки принятия решений, системы поддержки принятия стратегических решений. Сортировка и фильтрация списков в Microsoft Excel. Работа с базами данных в Microsoft Access.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное общеобразовательное учреждение высшего профессионального образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права»

Кафедра информационных технологий

По дисциплине: Информационные технологии в управлении

Выполнила: студентка группы ПМ (с)-71

Петренко Анна Викторовна

Номер зачетной книжки 0706175-з

1. Административные информационные системы

2. Обработка данных в Excel

3. Работа с базами данных

1. Административные информационные системы

Административная информационная система принадлежит к новым формам информационных систем. Она предназначена для специальных потребностей проработки информации менеджерами высшего уровня.

Наиболее важны три основных типа административных информационных систем: системы генерации отчетов, системы поддержки принятия решений, системы поддержки принятия стратегических решений.

Системы генерации отчетов (information reporting systems — IRS) — наиболее распространенная форма административных информационных систем. Они обеспечивают управленческих конечных пользователей информацией, которая необходима для удовлетворения их ежедневных потребностей при принятии решений. Они производят и оформляют различные виды отчетов, информационное содержание которых определенно заранее самими менеджерами так, чтобы в них была только необходимая для них информация. Системы генерации отчетов выбирают необходимую информацию о процессах внутри фирмы из баз данных, подготовленных производственными информационными системами, и информацию об окружении из внешних источников.

Результаты работы систем генерации отчетов могут предоставляться менеджеру по требованию, периодически или в связи с каким-либо событием.

Системы поддержки принятия решений (decision support systems — DSS) — естественное развитие систем генерации отчетов и систем обработки транзакций. Системы поддержки принятия решений — интерактивные компьютерные информационные системы, которые используют модели решений и специализированные базы данных для помощи менеджерам в принятии управленческих решений. Таким образом, они отличаются от систем обработки транзакций, которые предназначены для сбора исходных данных. Они также отличаются от систем генерации отчетов, которые сосредоточиваются на обеспечении менеджеров специфической информацией.

Вместо этого системы поддержки принятия решений обеспечивают управленческих конечных пользователей информацией в интерактивном режиме и только по требованию. DSS предоставляют менеджерам возможности аналитического моделирования, гибкие инструменты поиска необходимых данных, богатство форм разнообразного представления информации. Менеджеры имеют дело с информацией, необходимой для принятия менее структурированных решений в интерактивном режиме. Например, электронные таблицы или другие виды программного обеспечения поддержки принятия решений позволяют менеджеру задать ряд вопросов «что если?» и получить интерактивные ответы на них.

Таким образом, информация, полученная с помощью DSS, отличается от заранее сформулированных форм отчетов, получаемых от систем генерации отчетов. При использовании DSS менеджеры исследуют возможные альтернативы и получают пробную информацию, основанную на наборах альтернативных предположений. Следовательно, менеджерам нет необходимости определять свои информационные потребности заранее. Взамен, DSS в интерактивном режиме помогают им найти информацию, в которой они нуждаются.

Системы поддержки принятия стратегических решений (executive information systems — EIS) — административные информационные системы, приспособленные к стратегическим информационным потребностям высшего руководства. Высшее руководство получает информацию, в которой оно нуждается из многих источников, включая письма, записи, периодические издания и доклады, подготовленные вручную и компьютерными системами. Другие источники стратегической информации — встречи, телефонные звонки, и общественная деятельность. Таким образом, большая часть информации исходит из некомпьютерных источников.

Цель компьютерных систем поддержки принятия стратегических решений состоит в том, чтобы обеспечить высшее руководство непосредственным и свободным доступом к информации относительно ключевых факторов, являющихся критическими при реализации стратегических целей фирмы. Следовательно, EIS должны быть просты в эксплуатации и понимании. Они обеспечивают доступ к множеству внутренних и внешних баз данных, активно используя графическое представление данных.

Как правильно выбрать управляющую систему?

Наиболее эффективный подход состоит в том, что выбирать административную информационную систему должны:

1. Профессиональный CIO (Chief Information Officer). Его профминимум — знание бизнес-процессов своей компании, владение проектным менеджментом, программно-платформенные знания и способность все эти знания и навыки системно применять. Этот человек должен обладать стратегическим взглядом на бизнес и объединять в себе компетенцию топ-менеджера и специалиста по ИТ. СЮ возглавляет ИТ-департамент и обладает статусом заместителя генерального директора.

2. Команда проекта, включающая топ-менеджера, специалистов-предметников (финансистов, экономистов, аналитиков), менеджера по ИТ.

3. Специализированная консалтинговая компания (так называемые ИТ-консультанты). Возможно их привлечение не только к выбору системы, но и к реализации всего проекта. Такой подход (аутсорсинг) весьма распространен на Западе, а для России пока является экзотикой. ИТ-консультанты проводят предпроектное обследование у заказчика, выдают рекомендации по ведению проекта. Иногда они участвуют в переговорах с поставщиком решения и контролируют исполнение проекта. Фактически, компания-заказчик берет в аренду специалистов, которых у нее нет. При этом консультанты не зависят от поставщика и оплачиваются в зависимости от успеха своей работы на заказчика. Безусловное преимущество таких консалтинговых фирм состоит в том, что они уже имеют большое количество информации о системах, предлагаемых на рынке, успешных и неуспешных проектах, «подводных камнях» и «деталях, в которых кроется дьявол».

Характеристика административных информационных систем:

ь АИС поддерживают структурированные и слабоструктурированные решения на эксплуатационном и управленческом уровнях. Они также полезны для планирования штата главных менеджеров;

ь АИС ориентированы для отчетов и контроля. Они разработаны, чтобы помогать обеспечивать текущий учет действий;

ь полагаются на существующие общие данные и потоки данных;

ь имеют немного аналитических возможностей;

ь помогают в принятии решений, используя прошлые и настоящие данные;

ь относительно негибки;

ь имеют скорее внутреннюю, чем внешнюю ориентацию;

ь информационные требования известны и устойчивы;

ь часто требуют длинного анализа и проектирования процесса.

2. Обработка данных в Excel

1. Создать список учета заказов (1-й лист).

Список должен содержать поля, приведенные ниже. Значения N выбираются согласно варианту.

Информационные системы 6 (стр. 1 из 3)

Министерство образования Украины

Донбасская Государственная Машиностроительная Академия

по дисциплине «Информационные системы»

1. Стратегии разработки административных информационных систем

Административные информационные системы (АИС) создаются для совершения управления и обеспечивают неразрывную связь между информацией и управлением. Создание АИС – сложная проблема. Даже для мелких организаций оно предполагает разработку ряда подсистем, которые должны соответствовать принципам интеграции и управляемости.

Существенное влияние на разрабатываемую информационную модель оказывает стратегия (или система взглядов) относительно организации системы. На практике применяют различные сочетания типовых стратегий или подходов

Общесистемный подход основывается на предположении, что еще до реализации системы мы некоторым обоснованным способом можем распознать взаимосвязи между частями ее базовой информации. Процессы сбора, хранения и обработки данных проектируются и реализуются в рамках всей системы в целом. Хотя этот подход является идеальным, его применение в полном объеме может оказаться весьма трудным из-за практических, политических, социальных проблем. При уже существующей системе проектирование идеальной системы может стать просто академическим упражнением, так как ее реализация вызовет радикальные преобразования. В самом деле, слепое, без определенной технологии, использование проектировщиками этого подхода может привести к крушению иллюзий, что и случается во многих сегодняшних вычислительных системах. Однако в организациях, которые еще не имеют разработанных систем, действующих и считающихся удовлетворительными, рассматриваемый подход может быть успешно применен. Он является идеализированным и не может в полном объеме применяться в реальной организации.

Как можно было увидеть при рассмотрении шести подходов, стратегия выбора подхода должна формироваться с учетом особенностей конкретной системы. Следует принимать в расчет такие факторы, как размер организации, природа ее деловых операций и опыт. Существенно, что выбор стратегии должен быть произведен после тщательной оценки степени риска и преимуществ возможных подходов.

2. Нормализация и нормальные формы при разработке баз данных

Центральная задача проектирования базы данных ЭИС -определение количества отношений (или иных составных единиц информации) и их атрибутного состава.

Задача группировки атрибутов в отношения, набор которых заранее не фиксирован, допускает множество различных вариантов решений. Рациональные варианты группировки должны учитывать следующие требования:

• множество отношений должно обеспечивать минимальную избыточность представления информации,

• корректировка отношений не должна приводить к двусмысленности или потере информации,

• перестройка набора отношений при добавлении в базуданных новых атрибутов должна быть минимальной.

Нормализация представляет собой один из наиболее изученных способов преобразования отношений, позволяющих улучшить характеристики БД по перечисленным критериям.

Ограничения на значения, хранимые в реляционной базе данных, достаточно многочисленны. Соблюдение этих ограничений в конкретных отношениях связано с наличием так называемых нормальных форм. Процесс преобразования отношений базы данных к той или иной нормальной форме называется нормализацией отношений. Нормальные формы нумеруются последовательно от 1 по возрастанию, и чем больше номер нормальной формы, тем больше ограничений на хранимые значения должно соблюдаться в соответствующем отношении.

Ограничения, типичные для реляционной модели данных, -это функциональные и многозначные зависимости, а также их обобщения. В принципе, множество дополнительных ограничений может расти и соответственно будет увеличиваться число нормальных форм. Применяемые ограничения ориентированы на сокращение избыточной информации в реляционной базе данных.

Отношение в первой нормальной форме (сокращенно 1НФ) — это обычное отношение с двухуровневой структурой. Недопустимость в структуре отношения третьего и последующих уровней является ограничением, определяющим 1НФ отношения.

Преобразование ненормализованного отношения в представление, соответствующее 1 НФ, — это операция нормализации, рассмотренная выше. Следует отметить определенное терминологическое несоответствие — нормализация СЕЙ при-«водит к 1НФ, а нормализация отношений реляционной БД обычно производится до ЗНФ или 4НФ.

Реляционная база данных в целом характеризуется 1НФ, если все ее отношения соответствуют 1НФ.

Следующие нормальные формы» (вторая и третья) используют ограничения, связанные с понятием функциональной зависимости, которое необходимо предварительно рассмотреть.

Функциональные зависимости и ключи

Функциональные зависимости определяются для атрибутов, находящихся в одном и том же отношении, удовлетворяющем 1НФ.

Простейший случай функциональной зависимости охватывает 2 атрибута. В отношении R(A,B. ) атрибут А функционально определяет атрибут В, если в любой момент времени каждому значению А соответствует единственное значение В (обозначается А -> В).

Иначе говорят, что В функционально зависит от А (обозначается В = f(A)). Первое обозначение оказывается более удобным, когда число функциональных зависимостей растет и их взаимосвязи становятся труднообозримыми; оно и будет использоваться в дальнейшем. Отсутствие функциональной зависимости обозначается А —/-> В.

Можно определить ситуацию А —> В с помощью операции «образ», сказав что множество inB(а) должно содержать один элемент для любого значения а атрибута А.

Рассмотрим несколько примеров:

Пример №1.Фамилия студента, группа. Показывает зависимость А -> В (или В -> А), но не обе зависимости вместе

Пример №2 Магазин и расчетный счет. Наличие взаимно- однозначного соответствия А В.

Место информационной системы в системе управления

• Организация – социальная структура, предназначенная для координации деятельности двух или более людей путем разделения труда и иерархизации власти для достижения общей цели? (по Бернарду). Стратегический фактор организации – индивид.
• Формальная организация (административная система) – безличностная система координированных человеческих усилий, имеет стабильную иерархию и роли, строго определенные для всех членов.
• Неформальная организация– совокупность личных контактов и воздействий, а так же ассоциированные группы людей.
• Информационная система– это вся инфраструктура предприятия, задействованная в процессе управления всеми информационно-документальными потоками (а не только документами), включающая в себя непосредственно саму информацию, правила по работе с данными и поддержке системы, кадры по работе с информацией, поддержке и развитию инфраструктуры, и инструментарий. Как управленческая подсистема, ИС поддерживает полный управленческий цикл: планирование, организацию, контроль, мотивацию. ИС предприятия имеет два уровня. На первом уровне решается задача принятия стратегических решений. На втором – управления внутренней и внешней эффективностью.
• Административные механизмы –формальная регулирующая модель организации.
• Автоматизированная информационная система– информационная технология, в которой для передачи, сбора, хранения и обработки данных, используются методы и средства вычислительной техники и систем связи. Как и ИС, АИС имеет два уровня. На первом уровне поддерживается процесс стратегического управления (системы классаBPM), на втором – управление внутренней и внешней эффективностью (соответственно системы управления корпоративными ресурсами (ERP), управления активами и фондами (EAM) для первой задачи, управления отношениями с клиентами (CRM), управления цепочками поставок (SCM)).
• Технологии управления –процесс управления, спроектированный и реализованный как целесообразная последовательность стандартизированных бизнес-процедур и составляющих их операций, обеспеченных необходимыми ресурсами и инструментарием управленческой деятельности.
• Информационные технологии– процесс управления информацией, спроектированный и реализованный как целесообразная последовательность стандартизированных процедур обработки информации, обеспеченных инструментарием – совокупностью методов, производственных и программно-технологических средств. В отличии от информационной системы, информационная технология – формальный процесс управления информацией, поддерживаемый инструментарием.

Управление, технологии, инструменты

Для успешного развития компании есть два необходимых условия: наличие конкурентных преимуществ и эффективной организации (системы управления). Система управления должна позволять максимально быстро реагировать на изменения внешней и внутренней среды и управлять ходом достижения целевых показателей (управление изменениями). Кроме того, организация должна решать еще одну важную задачу – сохранения стабильности, удержания состояния. Эта задача обычно решается с помощью административных механизмов и средств автоматизации. Целевые функции процессов стабилизации и развития (изменений) противоположны. Развитие организации отрицательно сказывается на ее управляемости, быстро устаревающая административная модель управления сдерживает развитие.

Организация – социальный объект, система управления организацией включает в себя управленческую команду, корпоративный дух, мифы и пр. Как социо-техническая система, организация меняется каждый день, каждый час с момента возникновения бизнес-идеи и заканчивая прекращением деятельности предприятия. И вместе с ней непрерывно меняется система управления и информационная система.

Система управления (в контексте этой статьи) – тождественна самой организации, реальный, живой процесс управления предприятием, включая формальные и неформальные методики, стили, механизмы. Для системы управления информационная система то же самое, что нервная система для человека. Чем выше уровень управления, тем выше уровень абстракции от процесса выпуска продукции и услуг (цеха), тем значимее роль информации как производственного ресурса и инструмента, чем большая доля рабочего времени и прочих ресурсов уходит на обработку информации и подготовки ее к виду, пригодному для анализа и принятия решения. Работа с информацией – самая важная функция бизнеса. Информационная система решает жизненно важные для организации управленческие задачи и с этой целью потребляет ресурсы предприятия.

В отличие от системы управления и информационной системы, автоматизированная информационная система, административные механизмы, меняются не каждый день, а только в процессе принятия формальных организационных решений. Работы по развитию административных механизмов и автоматизированной информационной системы сопутствуют задачам развития организации и системы управления, но никогда не идентичны им, точно так же, как модель объекта никогда не является самим объектом.

Административные механизмы регламентируют лишь незначительную часть бизнес-процессов. Как правило, они фиксируют лишь то, что нуждается в ограничениях или целевом управлении. Например, нет регламента, как надо перемещаться по офисным помещениям (не летать, не заходить в окна, никого не толкать), но это не препятствует жизнедеятельности офиса. Проекты развития административных механизмов традиционно включают в себя задачи постановки стратегического управления, обновления организационной структуры, разработки политики информационного обеспечения бизнеса, постановки системы развития кадров и мотивационных механизмов, развитие нормативной базы, совершенствование маркетингового управления. Автоматизированная информационная система (АИС) в свою очередь является так же лишь моделью, фиксирующей весьма ограниченный список информационных потоков информационной системы, кроме того, она является частью административного механизма.

Административные механизмы и АИС – это не самостоятельные, но отделяемые управленческие инструменты. На простом примере, механизм подъема грузов состоит из крана, стропальщика, крановщика и инструкции по выполнению операции подъема. А вот кран может быть в общем случае любым – с малой грузоподъемности или с большой, любой марки, и даже не обязательно принадлежать строительной компании, и инструкция по выполнению работ будет конкретно для этого крана. Но цели, задачи строительства от этого не меняются, как и не меняется, в общем случае, ход работ. АИС может быть «заимствована», одним из таких «заимствованных» инструментов мы пользуемся регулярно – Интернет. Можно привести пример заимствования и административных механизмов – Интернет-системы обеспечения документооборота между поставщиками и розничными сетями (все чаще используются в торговых компаниях).

Система административных регламентов и информационная система – это “затратные части” системы управления. Идеальная организация в них не нуждается. Кроме того, они не обеспечивают стратегическое, долгосрочное преимущество. Каждая организация, в принципе, может внедрить те же регламенты управления кадрами, которые действуют у конкурента или купить конкретную автоматизированную систему управления персоналом, но и то, и другое не гарантирует аналогичное качество управления кадрами. Слишком велико значение “неписанных правил”. С другой стороны, развитый инструментарий управления является существенным вкладом в стоимость компаний, а система управления, лишенная инструментария (“твердой копии”), фактически не влияет на ее стоимость. Сколько стоит управленческая команда, если после ее работы не остается регламентов, нормативов, автоматизированной системы? Столько, сколько надо денег, чтобы эту команду перекупить. Добавим и еще один немаловажный факт: уровень развития инструментария в существенной мере влияет на эффективность системы управления. Это своего рода “рычаг”, без которого компания не может расти.

Технология, инструмент – более стабильная часть, чем система управления в целом. Может поменяться стратегия, политика, методика, исполнители, все это приведет к изменению системы управления и информационной системы. Простой пример – приход нового топ-менеджера. Новое управление, новые источники информации, новые способы работы с информацией, принятия решения и передачи управления. Но инструмент, например, существующая автоматизированная информационная система, может обеспечивать решение новых задач, при необходимости, с минимальной дополнительной настройкой. Какая-то часть дополнительной информации может вырабатываться экспертными методами, или с огрублением, или с меньшей периодичностью, чем это необходимо для работы нового руководителя.

Таким образом, начинает накапливаться разрыв между информационными технологиями и потребностями системы управления. Плохо это или хорошо? До какого-то момента действует правило взаимовлияния организационных и транзакционных издержек. Это правило говорит, что управленческий процесс порождает транзакционные издержки, которые увеличиваются прямо пропорционально росту числа управляемых объектов. Задача организационной структуры – снижать транзакционные издержки, но каждый элемент организационной структуры является управляемым объектом. Следовательно, попытки снизить транзакционные издержки с помощью организационных «вливаний» приводят к росту организационных издержек, и связанных с ними дополнительных транзакционных издержек. Очевидно, что существует граница, на которой слабость информационных технологий начинает оказывать существенное влияние на эффективность управления, вызывая лавинообразный рост организационных и транзакционных издержке.

Заметим, кстати, что смена инструмента всегда приводит к изменению в работе системы управления. Это весьма опасный для бизнеса момент. Очень часто попытка просто «обновить информационную систему» приводит к глубоким, плохо управляемым процессам реорганизации бизнеса. При этом заранее оценить глубину изменений в организации, соответствия уровня развития организации в целом требованиям нового инструмента очень сложно, как и сложно провести сбалансированные изменения во всей системе управления. Поэтому развитие автоматизированной информационной системы и административных механизмов так важно вести в составе портфеля проектов по целостному, целенаправленному развитию системы управления, и прежде всего – по подготовке руководителей и исполнителей к применению этих инструментов. Часто ли вспоминают об этой задаче, приглашая сторонних консультантов? Но эту задачу в этой статье мы не рассматриваем.

Резюме:

1.Административные механизмы, автоматизированная информационная система – инструментарий технологий управления и информационного обеспечения бизнеса.

2.Развитие организации непрерывно влияет на систему управления, и, как следствие, на информационную систему обеспечения процесса управления. Развитие технологий и инструментария (автоматизированной информационной системы и административных механизмов) не всегда синхронизировано с этим процессом.

3.Десинхронизация развития управленческого инструментария и системы управления приводит к дополнительной нагрузке на бизнес-систему, при этом:

3.1 Развитие инструментария в отрыве от комплексного проекта развития системы управления приводит к плохо прогнозируемому изменению всех элементов системы управления и непрогнозируемым затратам.

3.2 Слабость информационных технологий порождает комплекс проблем, затрагивающих все бизнес-процессы, препятствуя нормальному протеканию информационного обеспечения и достижению целей предприятия с заданными критериями «цена-качество».

административная информационная система

административная информационная система
—
[А.С.Гольдберг. Англо-русский энергетический словарь. 2006 г.]

Тематики

• энергетика в целом

• management information system
• MIS

Справочник технического переводчика. – Интент . 2009-2013 .

Смотреть что такое «административная информационная система» в других словарях:

Медицинская информационная система — Это заготовка статьи по медицине. Вы можете помочь проекту, исправив и дополнив её. Это примечание по возможности следует заменить более точным. Медицинская информационная система (МИС) комплексная автоматизированная информационная система,… … Википедия

система — сущ., ж., употр. часто Морфология: (нет) чего? системы, чему? системе, (вижу) что? систему, чем? системой, о чём? о системе; мн. что? системы, (нет) чего? систем, чему? системам, (вижу) что? системы, чем? системами, о чём? о системах план,… … Толковый словарь Дмитриева

Система информационного права — включает в себя четыре раздела: а) общие положения; б) государственное регулирование информационной сферы (правовые режимы информационных ресурсов, порядок создания и применения информационных технологий, международный информационный обмен,… … Большой юридический словарь

Экономика страны — (National economy) Экономика страны это общественные отношения по обеспечению богатства страны и благосостояния ее граждан Роль национальной экономики в жизни государства, сущность, функции, отрасли и показатели экономики страны, структура стран… … Энциклопедия инвестора

Инфраструктура — (Infrastructure) Инфраструктура это комплекс взаимосвязанных обслуживающих структур или объектов Транспортная, социальная, дорожная, рыночная, инновационная инфраструктуры, их развитие и элементы Содержание >>>>>>>> … Энциклопедия инвестора

Минэкономразвития России — – это федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно правовому регулированию Минэкономразвития России – это Министерство экономического развития Российской Федерации (МЭРТ),… … Энциклопедия инвестора

Волгодонск — Город Волгодонск Флаг Герб … Википедия

Русский язык в Казахстане — Русский язык в Казахстане второй по числу носителей и первый по владению и уровню распространения язык в республике Казахстан. Содержание 1 Статус 1.1 Политические партии 2 … Википедия

Павловский район (Нижегородская область) — У этого термина существуют и другие значения, см. Павловский район. Павловский район Герб … Википедия

Хитарова, Эви Йохановна — Хитарова Эви Йохановна российский ученый, автор фундаментальных трудов по проблемам формирования культуры личностной коммуникации. Специалист в области теории и практики социокультурной деятельности; культурологии информационной… … Википедия