Polytech-soft.com

ПК журнал
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сравнить документы в excel

8 способов как сравнить две таблицы в Excel

Добрый день!

Эта статья посвящена решению такого вопроса, как сравнить две таблицы в Excel, ну или, по крайней мере, два столбца. Да, работать с таблицами удобно и хорошо, но вот когда нужно их сравнение, визуально это сделать достаточно затруднительно. Быть может таблицу до десятка или двух, вы и сможете визуально отсортировать, но вот когда они будут превышать тысячи, тут уже вам будет необходимо дополнительные инструменты анализа.

Увы, нет магической палочки, с помощью которой в один клик всё сделается и информация будет проверена, необходимо и подготовить данные, и прописать формулы, и иные процедуры позволяющие сравнить вашитаблицы.

Рассмотрим несколько вариантов и возможностей для сравнения таблиц в Excel:

Простой способ, как сравнить две таблицы в Excel

Это самые простой и элементарный способ сравнения двух таблиц. Сравнивать таким способом возможно, как числовые значение, так и текстовые. Для примера сравним два диапазона числовых значений, всего на всего прописав в соседней ячейке формулу их равенства =C2=E2, как результат при равенстве ячеек мы получим ответ «ИСТИНА», а если совпадений нет, будет «ЛОЖЬ». Теперь простым авто копированием копируем на весь диапазон нашу формулу позволяющую сравнить два столбика в Excel и видим разницу.

Быстрое выделение значений, которые отличаются

Это также не очень обременительный способ. Если вам просто нужно найти и удостовериться в наличии, ну или отсутствии отличий между таблицами, вам нужно на вкладке «Главная», выбрать кнопку меню «Найти и выделить», предварительно выделив диапазон где надо сравнить две таблицы в Excel. В открывшимся меню выберите пункт «Выделить группу ячеек…» и в появившемся диалоговом окне выберите «отличия по строкам».

Сравнить две таблицы в Excel с помощью условного форматирования

Очень хороший способ, при котором вы сможете видеть выделенным цветом значение, которые при сличении двух таблиц отличаются. Применить условное форматирование вы можете на вкладке «Главная», нажав кнопку «Условное форматирование» и в предоставленном списке выбираем «Управление правилами». В диалоговом окне «Диспетчер правил условного форматирования», жмем кнопочку «Создать правило» и в новом диалоговом окне «Создание правила форматирования», выбираем правило «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». В поле «Изменить описание правила» вводим формулу =$C2<>$E2 для определения ячейки, которое нужно форматировать, и нажимаем кнопку «Формат». Определяем стиль того, как будет форматироваться наше значение, которое соответствует критерию. Теперь в списке правил появилось наше ново сотворённое правило, вы его выбираете, нажимаете «Ок».

И все правило применилось к нашему диапазону, где мы пытаемся проверить на похожесть две таблицы, и стало видны отличия, к которым применилось условное форматирование.

Как сравнить две таблицы в Excel с помощью функции СЧЁТЕСЛИ и правил

Все вышеперечисленные способы хороши для упорядоченных таблиц, а вот когда данные, не упорядоченные необходимы иные способы один из которых мы сейчас и рассмотрим. Представим, к примеру, у нас есть 2 таблицы, значения в которых немного отличаются и нам необходимо сравнить эти таблицы для определения значения, которое отличается. Выделяем значение в диапазоне первой таблицы и на вкладке «Главная», пункт меню «Условное форматирование» и в списке жмем пункт «Создать правило…», выбираем правило «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек», вписываем формулу =СЧЁТЕСЛИ($C$1:$C$7;C1)=0 и выбираем формат условного форматирования.

Формула проверяет значение из определенной ячейки C1 и сравнивает ее с указанным диапазоном $C$1:$C$7 из второго столбика. Копируем правило на весь диапазон, в котором мы сравниваем таблицы и получаем выделенные цветом ячейки значения, которых не повторяется.

Как сравнить две таблицы в Excel с помощью функции ВПР

В этом варианте мы будем использовать функцию ВПР, которая позволит нам сравнить две таблицы на предмет совпадений. Для сравнения двух столбиков, введите формулу =ВПР(C2;$D$2:$D$7;1;0) и скопируйте ее на весь сравниваемый диапазон. Эта формула последовательно начинает проверять есть ли повторы значения из столбика А в столбике В, ну и соответственно возвращает значение элемента, если оно было там найдено если же значение не найдено получаем ошибку #Н/Д.

Как сравнить две таблицы в Excel функции ЕСЛИ

Этот вариант предусматривает использования логической функции ЕСЛИ и отличие этого способа в том что для сравнения двух столбцов будет использован не весь массив целиком, а только та ее часть, которая нужна для сравнения.

Читать еще:  Математические операции в excel

Для примера, сравним два столбика А и В на рабочем листе, в соседней колонке С введем формулу: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСКПОЗ(C2;$E$2:$E$7;0));»»;C2) и копируем ее на весь вычисляемый диапазон. Эта формула позволяет просматривать последовательно есть ли определенные элементы из указанного столбика А в столбике В и возвращает значение, в случае если оно было найдено в столбике В.

Сравнить две таблицы с помощью макроса VBA

Есть много способов проверить две таблицы на схожесть, но некоторые варианты возможно только с помощью макросов VBA. Макросы для того что бы сравнить две таблицы, унифицирует этот процесс и существенно сокращает затраченное время на подготовку данных. Исходя из решаемой вами задачи и знаний макросов VBA, вы можете создавать любые варианты макросов. Ниже я привел методику, указанную на официальной страничке Microsoft. Вам нужно создать модуль для кода VBA и ввести код:

Как сравнить два файла Excel

Нужно сравнить два файла Microsoft Excel? Вот два простых способа сделать это.

Существует множество причин, по которым вам может понадобиться взять один документ Excel и сравнить его с другим. Это может быть трудоемкой задачей

это требует большой концентрации, но есть способы облегчить себе жизнь.

Нужно ли вам внимательно посмотреть вручную или вы хотите, чтобы Excel выполнял некоторые тяжелые работы

от вашего имени, вот два простых способа сравнить несколько листов.

Как сравнить файлы Excel

Excel позволяет пользователям сразу выводить на экран две версии документа, чтобы быстро установить различия между ними:

  1. Сначала откройте рабочие книги, которые нужно сравнить.
  2. Перейдите к Вид> Окно> Вид рядом.

Сравнение файлов Excel на глаз

Для начала откройте Excel и все рабочие книги, которые вы хотите сравнить. Мы можем использовать ту же технику для сравнения листов в одном документе

или совершенно разные файлы.

Если из одной и той же книги получено более одного листа, ее необходимо отделить заранее. Для этого перейдите к Вид> Окно> Новое окно.

Это не разделит отдельные листы навсегда, просто откроет новый экземпляр вашего документа.

Далее идите к Посмотреть вкладка и найти Посмотреть бок о бок в Окно раздел.

В этом меню будут перечислены все таблицы, которые в данный момент открыты. Если у вас есть только два открытых, они будут выбраны автоматически.

Сделайте свой выбор и нажмите Хорошо. Вы увидите, что обе таблицы появятся на экране.

Если это более удобно, вы можете использовать Расставить все кнопка для переключения между вертикальной и горизонтальной конфигурацией.

Один важный вариант, о котором следует знать, это Синхронная прокрутка переключения.

Включение этого параметра гарантирует, что при прокрутке одного окна другое будет двигаться синхронно. Это важно, если вы работаете с большой таблицей

и вы хотите продолжать проверять одно против другого. Если по какой-либо причине два листа не выровнены, просто нажмите Сбросить положение окна.

Сравнение файлов Excel с использованием условного форматирования

Во многих случаях лучший способ сравнения двух электронных таблиц может состоять в том, чтобы просто вывести их на экран одновременно. Однако возможно несколько автоматизировать процесс.

Использование условного форматирования

Мы можем проверить Excel на наличие расхождений между двумя листами. Это может сэкономить много времени, если все, что вам нужно найти, это различия между одной версией и другой.

Для этого метода нам нужно убедиться, что два листа, с которыми мы работаем, являются частью одной рабочей книги. Для этого щелкните правой кнопкой мыши имя листа, который вы хотите перенести, и выберите Переместить или скопировать.

Здесь вы можете использовать выпадающее меню, чтобы решить, в какой документ он будет вставлен.

Выберите все ячейки, которые заполнены на листе, где вы хотите, чтобы любые различия были выделены. Быстрый способ сделать это — щелкнуть ячейку в верхнем левом углу, а затем использовать ярлык

Ctrl + Shift + End.

Перейдите к Главная> Стили> Условное форматирование> Новое правило.

Выбрать Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать и введите следующее:

Просто не забудьте выложить «sheet_name» для любого имени другого листа. Эта формула выполняет только проверку, когда ячейка на одном листе не точно соответствует соответствующей ячейке на другом листе, и помечает каждый экземпляр.

Читать еще:  Как поставить римские цифры в excel

Далее нажмите Формат и выберите, как вы хотите выделить любые расхождения. Я пошел на стандартную красную заливку. Далее нажмите Хорошо.

Выше вы можете увидеть результаты. Все ячейки, содержащие изменения, были выделены красным, что позволяет быстро и легко сравнить два листа.

Пусть Excel сделает тяжелую работу

Приведенная выше методика демонстрирует один способ, которым вы можете позволить Excel справиться с некоторыми тяжелыми задачами. Даже если вы уделяете пристальное внимание, есть вероятность, что вы можете пропустить изменение, если вы будете выполнять эту задачу вручную. Благодаря условному форматированию вы можете быть уверены, что ничего не проскальзывает в сеть

Excel хорош в монотонных и детально ориентированных работах. Как только вы овладеете его возможностями, вы сможете сэкономить немного времени и усилий, используя такую ​​технику, как условное форматирование и немного изобретательности.

У вас есть совет по сравнению документов в Excel? Или вам нужна помощь с процессами, описанными в этом руководстве? В любом случае, почему бы не присоединиться к беседе в разделе комментариев ниже?

Сравнение двух версий книги с помощью средства сравнения электронных таблиц

Если другие пользователи имеют право на редактирование вашей книги, то после ее открытия у вас могут возникнуть вопросы «Кто ее изменил? И что именно изменилось?» Средство сравнения электронных таблиц от Майкрософт поможет вам ответить на эти вопросы — найдет изменения и выделит их.

Важно: Сравнение электронных таблиц поддерживается только в Office профессиональный плюс 2013 или Office 365 профессиональный плюс.

Откройте средство сравнения электронных таблиц.

В левой нижней области выберите элементы, которые хотите включить в сравнение книг, например формулы, форматирование ячеек или макросы. Или просто выберите вариант Select All (Выделить все).

На вкладке Home (Главная) выберите элемент Compare Files (Сравнить файлы).

В диалоговом окне Compare Files (Сравнение файлов) в строке Compare (Сравнить) с помощью кнопки обзора выберите более раннюю версию книги. Помимо выбора файлов, сохраненных на компьютере или в сети, можно также ввести веб-адрес, ведущий к книге, сохраненной на сайте.

В диалоговом окне Compare Files (Сравнение файлов) в строке To (С чем) с помощью кнопки обзора выберите версию книги, которую хотите сравнить с более ранней.

Примечание: Можно сравнивать два файла с одинаковыми именами, если они хранятся в разных папках.

Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить сравнение.

Примечание: Появление сообщения «Не удается открыть книгу» может означать, что книга защищена паролем. Нажмите кнопку ОК и введите пароль. Узнайте подробнее о том, как действуют пароли при использовании средства сравнения электронных таблиц.

Результаты сравнения отображаются в виде таблицы, состоящей из двух частей. Книга в левой части соответствует файлу, указанному в поле «Compare» (Сравнить), а книга в правой части — файлу, указанному в поле «To» (С чем). Подробные сведения отображаются в области под двумя частями таблицы. Изменения выделяются разными цветами в соответствии с их типом.

Интерпретация результатов

В двух расположенных рядом частях таблицы сравнивается каждый лист из обоих файлов, начиная с самого крайнего слева. Если лист в книге скрыт, он все равно отображается и сравнивается в средстве сравнения электронных таблиц.

Если содержимое не умещается в ячейках, выберите команду Resize Cells to Fit (Размер ячеек по размеру данных).

Различия разного типа выделяются с помощью цвета заливки ячейки или цвета шрифта текста. Например, ячейки с введенными значениями (не с формулами) выделяются заливкой зеленого цвета в расположенных рядом частях таблицы и шрифтом зеленого цвета в области результатов. В левой нижней части указаны условные обозначения, поясняющие значения цветов.

Другие способы работы с результатами сравнения

Если вы хотите сохранить результаты или проанализировать их в другом приложении, экспортируйте их в файл Excel или скопируйте и вставьте в другую программу, например Microsoft Word. Можно также получить более точное представление каждого листа с отображением форматирования ячеек, близкое к тому, что вы видите в Excel.

Вы можете экспортировать результаты в файл Excel, более удобный для чтения. Выберите Home > Export Results (Главная > Экспорт результатов).

Читать еще:  Разница ячеек в excel

Чтобы скопировать результаты и вставить их в другую программу, выберите Home > Copy Results to Clipboard (Главная > Копировать результаты в буфер обмена).

Чтобы отобразить форматирование ячеек из книги, выберите Home > Show Workbook Colors (Главная > Показать цвета книги).

Другие причины для сравнения книг

Допустим, в вашей организации ожидается аудиторская проверка. Вам нужно проследить данные в важных книгах, в которых показаны изменения по месяцам и по годам. Это поможет вам найти и исправить ошибки раньше, чем до них доберутся проверяющие.

Средство сравнения электронных таблиц можно использовать не только для сравнения содержимого листов, но и для поиска различий в коде Visual Basic для приложений (VBA). Результаты отображаются в окне таким образом, чтобы различия можно было просматривать параллельно.

Как сравнить два файла MS Excel

Иногда возникает необходимость сравнить два файла MS Excel. Это может быть нахождение расхождения цен на определенные позиции или изменение каких-либо показаний, не суть важно, главное, что необходимо найти определенные расхождения.

Не лишним будет упомянуть, что, если в файле MS Excel находится пара-тройка записей, тогда прибегать к автоматизации нет смысла. Если же файл насчитывает несколько сотен, а то и тысяч записей, то без помощи вычислительной мощности компьютера не обойтись.

Смоделируем ситуацию, когда два файла имеют одинаковое количество строк, а расхождение необходимо искать в определенном столбце либо в нескольких столбцах. Такая ситуация возможна, например, если необходимо сравнить цену на товары по двум прейскурантам, либо сравнить замеры спортсменов до и после тренировочного сезона, правда для такой автоматизации их должно быть очень много.

В качестве рабочего примера возьмем файл с показателями вымышленных участников: бег на 100 метров, бег на 3000 метров и подтягивания. Первый файл – это замер в начале сезона, а второй – конец сезона.

Первый способ решения поставленной задачи. Решение только силами формул MS Excel.

Поскольку записи выстроены вертикально (наиболее логичное построение) то необходимо воспользоваться функцией ВПР. В случае использования горизонтального размещения записей придется воспользоваться функцией ГПР.

Для сравнения показателей бега на 100 метров формула выглядит следующим образом:
=ЕСЛИ(ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;3;ИСТИНА)<>D2;D2-ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;3;ИСТИНА);»Разницы нет»)
В случае, если разницы нет, выводится сообщение, что разницы нет, если она присутствует, тогда от значения в конце сезона отнимается показатель начала сезона.

Формула для бега на 3000 метров выглядит следующим образом:
=ЕСЛИ(ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;4;ИСТИНА)<>E2;»Разница есть»;»Разницы нет»)
Если конечное и начальное значения не равны выводится соответствующее сообщение. Формула для подтягиваний может быть аналогична любой из предыдущих, дополнительно приводить ее смысла нет. Конечный файл с найденными расхождениями приведен ниже.

Небольшое пояснение. Для удобства читаемости формул данные из двух файлов были перемещены в один (на разные листы), но этого можно было не делать.

Видео сравнения двух файлов MS Excel с помощью функций ВПР и ЕСЛИ.

Второй способ решения задачи. Решение с помощью MS Access.

Поставленную задачу можно решить, если предварительно импортировать файлы MS Excel в Access. Что касается самого способа импорта внешних данных, то для нахождения различающихся полей разницы нет (любой из представленных вариантов подойдет).

Последний представляет собой связь файлов Excel и Access, поэтому при изменении данных в файлах Excel, расхождения будут находится автоматически при выполнении запроса в MS Access.

Следующим шагом после произведения импорта будет создание связей между таблицами. В качестве связующего поля выбираем уникальное поле «№ п/п».
Третьим шагом будет создание простого запроса на выборку с помощью конструктора запросов.

В первом столбце указываем, какие записи необходимо вывести, а во втором – при каких условиях записи будут выведены. Естественно, для второго и третьего поля действия будут аналогичными.

Видео сравнения файлов MS в Excel, с помощью MS Access.

В результате проделанных манипуляций выведены все записи, с разными данными в поле: «Бег на 100 метров». Файл MS Access представлен ниже (к сожалению, внедрить, как файл Excel, SkyDrive не позволяет)

Вот такие два способа существуют для нахождение расхождений в таблицах MS Excel. У каждого есть как преимущества, так и недостатки. Понятно, что это не исчерпывающий список сравнения двух файлов Excel. Ваши предложения ждем в комментариях.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector