Лабораторная работа слияние документов word

Создание документов с помощью средства «Слияние»

Страницы работы

Содержание работы

Лабораторная работа № 5 «Слияние документов»

Средство «Слияние документов» применяется для создания массовых копий однотипных документов, которые характеризуются постоянной частью (бланком) и переменной частью, которая заполняется из базы данных (БД).

БД в Word это просто список или таблица в текстовом формате.

Пусть имеется некое ОАО «Оазис» и у него в электронном варианте находятся следующие сведения об акционерах:

Очевидно, что реальный список акционеров может быть значительно больше.

Для проведения очередного собрания акционеров всем им необходимо разослать приглашения следующего вида:

Уважаемый господин Иванов.

Приглашаем Вас на очередное собрание акционеров, которое состоится 08.08.08 в 10 00 в конференц-зале главного офиса ОАО «Оазис»

Директор ОАО «Оазис» Иванов И. И.

Здесь жирным курсивом выделена переменная часть письма, а остальная часть – представляет собой бланк.

Разумеется, если таких писем не больше 10, то их можно напечатать и обычным способом. Если же количество писем больше сотни, то пора подумать об автоматизации процесса и, в частности, о средстве «Слияние документов».

2. Технология слияния

1. Создание базы данных

Создать базу данных можно и в процессе слияния но, по-видимому, все-таки проще создать БД предварительно именно в Word в виде таблицы (по образцу таблицы 1). После создания и заполнения таблицы ее следует сохранить и содержащий ее документ закрыть.

2. Процедура слияния

а) Создайте новый документ и выполните команды:

Сервис > Письма и рассылки > Слияние

Справа от документа появится окно мастера слияния.

Сам процесс состоит из 6 этапов и, поначалу мастер, будет находиться на этапе 1 —Выбор типа документа.

б) Переключатель типа документа установить в положение «Письма».

в) Щелкнуть по ссылке «Далее. Открытие документа».

г) Мастер перейдет на этап 2 – Выбор документа.

Переключатель выбора документа имеет три положения:

«Текущий документ» — используется в том случае, если бланк письма только создается;

«Шаблон» — используется тогда, когда бланк имеется среди шаблонов Word;

«Существующий документ» — используется в том случае, если бланк письма уже имеется в виде отдельного файла.

Поскольку у нас еще нет бланка, то выбираем положение «Текущий документ» щелкаем «Далее. Выбор получателей».

д) Мастер перейдет на этап 3 – Выбор получателей.

Поскольку у нас уже есть созданная БД, то выбираем опцию «Использование списка» и с помощью кнопки «Обзор» загружаем базу данных. Ее содержание появится в виде отдельного окна.

е) Щелкаем «Ok» и с помощью ссылки «Далее» переходим на этап 4 – Создание письма.

ж) Здесь создается бланк письма.

Т.е., в соответствии, с рассматриваемым примером набирается следующий текст (не забудьте оставить две-три пустых строчки вначале для обращения к получателю)

Приглашаем Вас на очередное собрание акционеров, которое состоится 08.08.08 в 10 00 в конференц-зале главного офиса ОАО «Оазис»

Директор ОАО «Оазис» Иванов И. И.

з) Для дальнейшей работы необходимо вызвать панель инструментов «Слияние». Для этого выполните команды:

Вид > Панели инструментов > Слияние

Эта панель имеет вид:

С помощью кнопки «Вставить поля слияния» на бланк вставляется информация из базы данных. В нашем случае это данные о фамилии акционера.

С помощью кнопки «Добавить поле Word» в бланк можно вставить информацию по условию. В нашем случае в зависимости от пола в обращении необходимо написать либо «Господин», либо «Госпожа».

Для этого щелкнуть по данной кнопке и выбрать третий пункт меню «IF … THEN … ELSE».

При этом появится окно – «Вставка поля IF»

Порядок заполнения данного окна, в общем-то, очевиден и поэтому не описывается.

и) После оформления письма можно перейти на 5 — Просмотр писем.

Здесь с помощью кнопок

на панели инструментов

в мастере можно просмотреть результаты слияния.

При выполнении некоторых заданий необходима фильтрация данных.

Задание 2. Слияние документов

Практическая работа № 7

Слияние документов.

Использование инструмента слияния для создания массовых рассылок

Цель работы: научиться использовать возможности текстового процессора Word для создания массовых рассылок документов.

Практические задания. 2

Задание 1. Создание однотипных писем, используя инструмент слияния. 2

Задание 2. Слияние документов. 9

Практические задания

Задание 1. Создание однотипных писем, используя инструмент слияния

Порядок выполнения

1) Работа с файлами-документами:

– нажав на кнопку Пуск, выберите: Программы→Microsoft Office→Microsoft Word, создайте новый документ в текстовом процессоре Word;

– сохраните документ под именем «Практическая работа 7.docx».

2) Слияние документов (теория):

Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть.

Примером слияния документов может быть персонализация писем. Например, сообщение об имеющейся сумме задолженности абонентам. Шаблон с оформлением письма – основной документ. А переменные данные, такие как фамилия, имя и отчество абонента, его адрес, сумма долга и т.п. – источник данных.

Слияние проходит по следующей схеме:

Сообщаем об имеющейся у Вас задолженности > рублей.

г. Челябинск ул. Энгельса, д.89 кв.52

Уважаемый Петров Иван Сергеевич!

Сообщаем об имеющейся у Вас задолженности 2540 рублей.

г. Челябинск ул. Энтузиастов, д.56 кв.78

Уважаемый Сергеев Петр Иванович!

Сообщаем об имеющейся у Вас задолженности 1800 рублей.

В результате слияния основного документа и источника данных для каждого участника из списка готовится письмо. В итоге получается сразу несколько писем.

Этапы слияния документов:

1. Создание источника данных;

2. Создание основного документа;

3. Слияние документов между собой.

3) Создание писем (практическое задание):

Создадим письма для рассылки информации о задолженности имеющимся абонентам путем использования возможности слияния в Word.

1. Создание источника данных. Создайте документ «Список.docx», добавьте в него таблицу со списком абонентов, как показано на Рисунок 1. Заполните таблицу произвольными данными в количестве 10 абонентов (!при заполнении таблицы следует предусмотреть, что должны быть абоненты как мужского, так и женского пола). Сохраните изменения в документе. Имейте в виду, что данный документ должен впредь находиться в том же каталоге, где вы его сохранили в первый раз, т.к. в случае его переноса основной документ будет запрашивать его новый адрес.

Рисунок 1 – Внешний вид таблицы со списком абонентов

2. Создание шаблона для писем. Откройте документ «Практическая работа 7.docx». Напечатайте в нем следующий текст (Рисунок 2) и оформите на свой вкус, используя различные возможности форматирования текста.

Рисунок 2 – Внешний вид шаблона для создания писем абонентам

3. В документе «Практическая работа 7», созданном на предыдущем шаге, запустите мастер по слиянию документов (Рассылки → Начать слияние → Пошаговый мастер слияния) (Рисунок 3)

Рисунок 3 – Запуск мастера слияния документов

3.1. Первый шаг. Необходимо выбрать тип итогового документа, в данном случае это «Письма» (Рисунок 4).

Рисунок 4 – Первый шаг

После указания типа документа следует нажать на «Далее. Открытие документа» и перейти к следующему шагу.

3.2. Второй шаг. На данном шаге требуется указать источник для основного документа. Выбираем «Текущий документ» (Рисунок 5). Жмем «Далее».

Рисунок 5 – Второй шаг

3.3. Третий шаг. Выбор списка для формирования писем осуществляется путем указания файла «Список.docx». Для этого необходимо указать «Использование списка» на данном шаге и нажать на «Обзор».

Рисунок 6 – Третий шаг

После указания требуемого файла появится окно следующего вида (Рисунок 7):

Рисунок 7 – Окно со списком получателей слияния

Находящиеся в окне данные автоматически генерируются посредством анализа указанного документа в качестве источника данных. Именно эти данные будут подставлены в шаблон для выполнения слияния. В данном окне вы можете выполнить сортировку данных для изменения порядка писем в итоговом документе с письмами, можете добавить или удалить получателей слияния.

Выберем всех абонентов для получения слияния. Нажимаем на «ОК».

3.4. Четвертый шаг. Данный шаг позволяет в документе с шаблоном письма указать изменяемые блоки (адрес, фамилия, индекс и т.д.) (Рисунок 8)

Рисунок 8 – Добавление блоков в основной документ

В основном документе (с шаблоном оформления) мышью выделите слово «Индекс». В окне мастера слияния выбираем «Другие элементы». Появится окно (Рисунок 9).

Рисунок 9 – Добавление элементов в основной документ

В данном окне выбираем «Поля базы данных» и активируем из списка элемент «Индекс», соответственно. Нажимаем на «Вставить». В итоге, документ должен измениться следующим образом:

Рисунок 10 – Внешний вид документа после добавления элемента «Индекс»

Таким же образом измените все остальные изменяемые элементы (адрес, фамилия, имя, отчество, долг) (Рисунок 11). Сохраните документ.

Рисунок 11 – Внешний вид документа после добавления всех элементов

3.5. Пятый шаг. На данном шаге вы можете «пролистать» список писем для различных абонентов с использованием управляющих кнопок >.

Рисунок 12 – Просмотр записей

Рисунок 13 – Просмотр записей

3.6. Шестой шаг. На данном шаге программа информирует вас о завершении процесса слияния (Рисунок 14). Если вы нажмете на «Изменить часть писем», то сгенерируется готовый вариант с письмами, который вы можете изменить и сохранить в нужном каталоге на компьютере. Выбираете флажок «Все» и нажимаете «ОК».

Рисунок 14 – Последний шаг мастера слияния

3.7. Просмотрите созданные письма, сохраните документ под именем «Практическая работа 7 Слияние», сохраните изменения в документе «Практическая работа 7».

4. Для формирования корректного обращения (Уважаемый или Уважаемая) следует изменить исходный список и вставить соответствующее правило в основной документ:

4.1. Откройте документ «Список.doc», добавьте в таблицу еще один столбец «Пол». Заполните столбец соответственно полу абонента, используя буквы «м» и «ж». Сохраните изменения в документе.

4.2. Откройте основной документ «Практическая работа 7», запустите мастер по слиянию документов (Рассылки → Начать слияние → Пошаговый мастер слияния), дойдите до четвертого шага, выделите мышью слово «Уважаемый» и щелкните по списку Правила на вкладке Рассылки.

4.3. В открывшемся ниспадающем списке выберите правило IF…THEN…ELSE. В окне «Вставка поля IF» в списке «Поле» выберите поле «Пол», в поле «Оператор» выберите «Равно», а в поле «Значение» введите букву «м». В поле «Вставить следующий текст» введите слово «Уважаемый», а в поле «В противном случае вставить следующий текст» введите слово «Уважаемая» и нажмите ОК.

Рисунок 15 — Диалоговое окно «Вставка поля IF»

4.4. Нажмите Далее и просмотрите созданные письма. Сгенерируется готовый вариант с письмами, сохраните документ под именем «Практическая работа 7 Правило», сохраните изменения в документе «Практическая работа 7».

Задание 2. Слияние документов

1. С помощью технологии слияния создайте ниже приведенные документы по вариантам на 5 адресатов.

2. Документы должны содержать таблицуи графический рисунокне менее чем из 5 примитивов.

3. Источник данных (список) Адресаты долженсодержать не менее 7 полей слияния.

1. Уведомление о приеме на работу.

2. Уведомление о зачислении в вуз.

3. Уведомление о принятии на курсы.

4. Уведомление о поступлении в детский сад.

5. Уведомление об отключении воды.

6. Уведомление об отчислении из вуза.

7. Уведомление о получении выигрыша в лотерею.

8. Уведомление о наложении штрафа.

9. Уведомление об увольнении.

10. Поздравление с Новым годом.

11. Поздравление с днем Защитника Отечества.

12. Поздравление с днем 8 Марта.

13. Поздравление с рождением ребенка.

14. Поздравление с днем бракосочетания.

15. Приглашение на свадьбу.

16. Приглашение на родительское собрание.

17. Приглашение на празднование Нового года.

18. Приглашение на празднование дня Защитника Отечества.

19. Приглашение на празднование дня 8 Марта.

20. Справка о прописке.

21. Справка об успеваемости.

22. Справка об академической задолженности.

23. Уведомление о получении посылки.

24. Уведомление о бесплатной вакцинации.

25. Приглашение на празднование дня рождения.

26. Приглашение на конференцию.

27. Оповещение о семинаре.

28. Приглашение на олимпиаду.

29. Уведомление о получении письма.

30. Уведомление о бесплатном медицинском осмотре.

Лабораторная работа №2-5. Слияние документов.

Немного теории.

Слияние документов — это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть. Примером слияния документов может быть персонализация писем. Текст делового письма постоянный, например, сообщение участникам математической олимпиады. Это основной документ. Такое письмо нужно выслать участникам олимпиады. Переменным является Фамилия И.О. участника, его адрес, набранные баллы. Данные об участниках представляют собой источник данных (список). Слияние проходит по следующей схеме.

В результате слияния основного документа и источника данных (списка) для каждого участника из списка готовится письмо. В итоге получается несколько писем одинакового содержания.

Слияние документов выполняется в диалоговом окне «Слияние», вызываемом командой Рассылки/Начать слияние/Пошаговый мастер слияния.

Работа по слиянию документов состоит из шести этапов:

— выбор типа документа (письма, электронное сообщение, конверты, наклейки, каталог);

— открытие документа (текущий документ, шаблон, существующий документ);

— выбор получателей (создание списка, использование существующего списка, контакты Outlook);

— создание письма (основной документ с полями слияния);

— просмотр писем (результат слияния);

Кроме этого, пользователь может вносить изменения в основной документ и в список источника данных, т.е. возвращаться к любому этапу.

Задание 1. Выполните слияние документов, которые изображены на схеме, и получите письма приглашения на олимпиаду.

Выполнение.

Запустите команду Рассылки/Начать слияние/Пошаговый мастер слияния.

Выполняйте последовательно этапы друг за другом, используя кнопку Вперед (используя кнопку Далее)

Этап 1. Выбор типа документа – письма.

Этап 2. Выбор документа – текущий документ.

Этап 3. Выбор получателей – создание списка (нажмите кнопку Создать).В окне Новый список адресов нажмите кнопку Настройка. Используя кнопки настройки Добавить, Удалить, Переименовать, создайте нужный список получателей, заполните 5 записей произвольными данными и сохраните источник данных в файле.

Этап 4. Создание письма (основного документа).

Подготовьте основной документ, который изображен на схеме.

Поля отмеченные > выбирайте из закладки Другие элементы или воспользуйтесь кнопкой Вставить поле слияния

Этап 5. Просмотр писем.

Просмотрите полученные письма.

Если нужно внести изменения в список или текст письма, вернитесь к соответствующему этапу.

Этап 6. Завершить слияние.

Запишите созданные письма в новый документ (команда – изменить часть писем)

Задание 2.

Выполните слияние основного документа и источника данных, только для тех записей, в которых сумма баллов не меньше 20. При этом измените источник данных так, чтобы в каждой строке “сумма_баллов” и соответствующее слово “баллов” были согласованы.

Сохраните результат.

Методические указания.

Перейдите к этапу 3 и воспользуйтесь командой Изменить список, задав в фильтре дополнительно условие отбора.

При этом нужно ввести дополнительный столбец (назовите его «баллы») в источник данных, в котором слова “баллы” будут находиться в соответствии с “суммой_баллов”.

Задание 3.

Создайте источник данных с именем «Должностной список» (не менее 5 записей) и основной документ «Зачисление на работу» для получения форм следующего содержания:

Задание 4.

Модифицируйте основной документ «Зачисление на работу» и источник данных «Должностной список» так, чтобы в результирующем письме к лицам женского пола обращение было «Уважаемая», а к лицам мужского пола – «Уважаемый».

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ — конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Лабораторная работа. Microsoft Word. Слияние документов

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА. MICROSOFT WORD. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Цель занятия: сформировать навыки слияния документов при разработке учебно-дидактических материалов в Microsoft Word.

Краткие теоретические сведения

Текстовый процессор Microsoft Word предоставляет возможность автоматизированной подготовки набора однотипных документов для рассылки, каждый из которых содержит уникальные элементы (приглашения, уведомления, ведомости результатов и т. п.).

Суть слияния документов состоит в том, что создается основной документ-шаблон и документ-список (таблица с конкретными данными). В этом случае при их объединении будет сгенерирован набор однотипных документов с различными реквизитами. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Слияние можно использовать для создания любого типа документов, в которых поля сопоставляются с данным [1].

Документом-списком, т. е. источником данных, называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источником данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация, подготовленная в Microsoft Word, Microsoft Excel или Microsoft Access. При этом:

в таблице не должно быть объединенных ячеек; все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии.

Создайте шаблон основного документа «Билеты по психологии» по образцу (см. рис. 1).

Рисунок 1 – Шаблон документа «Билеты по психологии»

Создайте новый текстовый документ «Вопросы по психологии», содержащий таблицу по образцу (см. рис. 2), данные из которой будут поочередно выводиться в основном документе.

Рисунок 2 – Вид документа «Вопросы по психологии»

Выполните слияние документов. Для выполнения пошагового слияния документов необходимо: Открыть документ «Билеты по психологии». На вкладке Рассылки выбрать инструмент Начать слияние, а далее Пошаговый мастер слияния. В области задач (в правой части окна текстового редактора) откроется окно Мастер слияния (см. рис. 3).

Рисунок 3 – Вызов функции Мастер слияния

Этап 1 из 6. На первом этапе необходимо выбрать тип создаваемого документа. Выберите тип Письма и нажмите на кнопку Далее. Открытие документа (см. рис. 4).

Рисунок 4 – Выбор Типа документа

Этап 2 из 6. На втором этапе выберите Текущий документ и нажмите на кнопку Далее. Выбор получателей (см. рис. 5).

Рисунок 5 – Выбор документа

Этап 3 из 6. На третьем этапе необходимо указать получателей. Для этого выберите Использование списка, затем нажмите на кнопку Обзор и укажите путь на документ «Вопросы по психологии» (см. рис. 6).

Рисунок 6 – Выбор получателей

При этом на экране появится интерактивное окно «Получатели слияния» с таблицей данных (см. рис. 7).

Рисунок 7 – Получатели слияния

После просмотра и необходимых установок нажать OK для возврата в мастер слияния и нажать на ссылку Далее. Создание письма.

В окне Получатели слияния можно произвести сортировку данных, установить фильтры для исключения ненужных данных и т. д.

Используйте флажки для выбора получателей. Установите флажки напротив получателей, которые нужно включить и снимите флажки рядом с получателями, которые требуется исключить.

Если известно, что требуется использовать большинство элементов списка при слиянии, нажмите кнопку Выделить все, а затем уберите ненужные записи.

Если необходимо включить только несколько записей в списке, то нажмите кнопку Очистить все и затем выберите записи, которые требуется.

Сортировка элементов в списке. Этот метод является полезным, если требуется просмотреть элементы в алфавитном или цифровом порядке. Выберите заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Например, если требуется отобразить список в алфавитном порядке по фамилиям, выберите заголовок столбца Фамилия.

Фильтрация элементов в списке. Этот метод полезен при наличии в списке записей, которые заведомо не требуется просматривать или включать в слияние. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей. Для того чтобы отфильтровать список, необходимо выбрать стрелку рядом с заголовком столбца элемента, который требуется отфильтровать, а далее один из следующих параметров:

(Пустые): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле является пустым. (Непустые): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле содержит данные.

Этап 4 из 6. На четвертом этапе Создание письма добавляются все необходимые сведения. Для этого установить курсор на место установки данных (например, после слова Билет №), затем в окне Мастера слияния – выберите Другие элементы. В появившемся окне Вставка поля слияния выберите пункт Билет, щелкните на кнопку Вставить, а затем Закрыть (см. рис. 8).

Рисунок 8 – Создание письма

Аналогично добавьте элементы для первого, второго и третьего вопроса: установить курсор на строку, где должен появиться вопрос билета, кликнуть Другие элементы и выбрать пункт поля слияния (Вопрос 1, Вопрос 2, Вопрос 3), затем Вставить и Закрыть. После установки всех необходимых сведений выберите ссылку Далее. Просмотр писем (см. рис. 9).

Рисунок 9 – Вставка всех элементов письма

Этап 5 из 6. На этапе просмотра писем в документе-шаблоне появятся данные из документа «Вопросы по психологии», относящиеся к одному созданному билету. Для просмотра остальных билетов в верхней части области задач в строке Получатель используйте кнопки навигации и . Либо воспользуйтесь соответствующими инструментами на вкладке Рассылки в блоке Просмотр результатов. После просмотра результатов перейдите к завершению слияния, щелкните ссылку Далее. Завершение слияния (см. рис. 10).

Рисунок 10 – Просмотр писем и завершение слияния

Этап 6 из 6. На данном этапе можно распечатать документ или изменить часть писем. Список можно изменить, используя на вкладке Рассылки в блоке Начать слияние инструмент Изменить список получателей. В самом письме сведения о получателе можно также менять с помощью инструментов перехода по записям в блоке Просмотр результатов на вкладке Рассылки (см. рис. 11).

Рисунок 11 – Вкладка Рассылки

Для чего необходима функция «слияние документов»? При помощи какого инструмента организуется слияние документов в Microsoft Word? Назовите основные инструменты вкладки «Рассылки». Дайте определение основного документа-шаблона и приведите примеры таких документов. Дайте определение документа-списка (источника данных). Приведите примеры сред для создания документа-списка (источника данных)? Назовите требования к документу-списку (источнику данных)?

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Создайте документ-шаблон «Свидетельство» по образцу (см. Приложение 1).

С помощью Мастера слияния на вкладке Рассылки в блоке Начать слияние создайте список получателей. Задайте «Новый список адресов», для этого при помощи кнопки Настройка столбцов нужно создать все необходимые поля: Отчество, Номер, Оценка 1, Оценка 2, Оценка 3, Оценка 4, Специальность, Директор, Дата.

Ввести данные для 5 человек. Сохранить файл под названием «Данные». Организовать слияние документов «Свидетельство» и «Данные».

Задание 2. Создайте документ-шаблон «Грамота» по образцу (см. Приложение 1).

Создайте таблицу со списком награжденных, включающую следующие поля: Фамилия, Имя, Отчество, Ректор, Декан. Внесите данные для 7 человек, сохраните файл под названием «Список награжденных». С использованием Мастера слияния организуйте слияние документов.

Задание 3. Создайте документ-шаблон для пригласительного письма (тему, стиль, оформление пригласительного продумать самостоятельно).

Создайте таблицу с адресатами, содержащую необходимые поля, исходя из вашего шаблона. Организуйте слияние документов.