Polytech-soft.com

ПК журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Структура документа word

Структура документа Word

Любой достаточно объемный документ обычно состоит из разделов и подразделов разного уровня. Самые внешние разделы, например части той книги, которую вы сейчас читаете, выделяются крупными заголовками. Для занятий выбраны заголовки поменьше. Названия упражнений набраны еще более мелким шрифтом. Такое разбиение документа на отдельные блоки не чуждо и для Word. Этот текстовый процессор позволяет присваивать названиям тех или иных разделов специальные заголовочные стили, которые, во-первых, обеспечивают одинаковое оформление всех заголовков определенного уровня, а во-вторых, дают знать программе Word, где начинается и заканчивается очередной раздел. Эта информация позволяет Word правильно форматировать документ. Например, заголовок раздела никогда не окажется па другой странице, отдельно от текста этого раздела.

Если вы редактируете большой документ, имеющий иерархическую совокупность вложенных друг в друга разделов, с ним удобно работать в режиме структуры. В этом режиме просмотра, показанном на рис. 5.20, удобно переставлять, удалять и добавлять разделы, изменять их уровень.

1. Щелчком на кнопке Создать откройте новый документ.

2. С помощью команды Вид > Структура переключитесь в режим структуры.

3. Введите текст Параметры оборудования. Нажмите клавишу Enter. Затем введите строку Специальные вопросы, снова нажмите Enter и введите Разрешение проблем. Это будут названия трех разделов верхнего уровня. Им соответствует стиль Заголовок!.

4. Переместите курсор в конец первой строки и нажмите клавишу Enter. Появится еще один заголовок раздела. Чтобы понизить его уровень, нажмите клавишу Tab. Новая строка станет подразделом темы Параметры оборудования (см.рис. 5.20). Введите текст Быстродействие.

5. Нажмите клавишу Enter и введите заголовок еще одного раздела второго уровня. Обратите внимание, что теперь не нужно нажимать клавишу Tab. В режиме структуры стиль нового абзаца всегда повторяет заголовочный стиль предыдущего абзаца.

6. Введите еще несколько заголовков разделов второго и третьего уровней, чтобы получить текст, показанный на рис. 5.20. Для понижения уровня от второго к третьему нажимайте клавишу Tab. Имейте в виду, что заголовкам без отступа соответствует стиль Заголовок!, заголовкам с одинарным отступом — стиль Заголовок 2, а заголовкам с двойным отступом — стиль Заголовок З. Следите за полем Стиль панели инструментов Форматирование.

Рис. 5.20. Документ Word в режиме структуры

В нем всегда указано название стиля того абзаца, в котором находится текстовый курсор. Если вы ошиблись и заголовок получил неверный стиль, не огорчайтесь. Чтобы понизить уровень заголовка, щелкните на нем мышью и нажмите Tab. Для повышения уровня заголовка следует нажать клавиши Shift+Tab. Слева от каждого заголовка имеется знак «плюс» или «минус». «Плюс» говорит о том, что данный раздел не пуст и наполнен определенным содержанием (в данном случае заголовками вложенных подразделов). Пустым разделам соответствует знак «минус».

Примечание Чтобы узнать стиль абзаца, щелкните в нем и взгляните на список Стиль панели инструментов Форматирование. Абзацные стили используются в Word не только для выделения заголовков. Любому абзацу можно назначить стандартный или специально разработанный для него стиль. Способы форматирования документа с помощью стилей будут рассмотрены на следующем занятии.

Рис. 5.21. Тот же документ Word в обычном режиме просмотра

7. Щелчком на кнопке Обычный режим переключитесь в обычный режим просмотра. Вы увидите введенные заголовки разделов расположенными друг под другом без отступов. Они будут отличаться шрифтом. Каждому заголовочному стилю соответствует свой шрифт, как показано на рис. 5.21.

8. Теперь наполните созданные разделы каким-либо содержанием. Для этого щелкайте в конце названия каждого раздела, нажимайте клавишу Enter и вводите текст. Пусть каждый раздел состоит всего из нескольких слов. Сейчас важна не общая длина документа, а его иерархическая структура. Обратите внимание, что в обычном режиме при нажатии клавиши Enter формируется абзац не заголовочного стиля, а стиля Обычный, который соответствует простому тексту.

9. Переключитесь обратно в режим Структура. Вы увидите весь текст документа.

10. В панели инструментов Структура, которая появляется при переключении в режим структуры, выберите в раскрывающемся списке пункт Показать уровень 2. Содержимое документа свернется, и на экране останутся только заголовки первого и второго уровней. Кнопки панели Структура, показанной на рис. 5.22, позволяют развернуть документ до разделов любого уровня вложения. Выбор в раскрывающемся списке пункта Показать все уровни выводит на экран весь документ. Кнопки со знаками «плюс» и «минус» той же панели разворачивают и сворачивают тот раздел, в котором находится текстовый курсор.

11. Щелкните в строке заголовка Установка.

12. Затем щелкните на кнопке Вниз панели инструментов Структура. Заголовок Установка сместится вниз под заголовок Обновление.

Рис. 5.22. Панель инструментов режима структуры

13. Теперь в раскрывающемся списке выберите пункт Показать все уровни, чтобы снова вывести на экран все содержимое документа. Выполненное перемещение строки заголовка повлекло сдвиг всего раздела.

14. Щелкните назнаке «плюс» слева от заголовка раздела Быстродействие. Окажутся выделенными этот раздел и все его подразделы, как показано на рис. 5.23.

Рис. 5.23. Выделение раздела документа Word

15. Нажатием клавиш Ctrl+Х вырежьте выделенный фрагмент. Переместите текстовый курсор в начало заголовка Обновление и щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. Выделенный ранее подраздел будет целиком перенесен внутрь раздела Специальные вопросы.

Читать еще:  В редакторе ms word отсутствуют списки

Работа со структурой документа Word 2007

Для перехода в режим структуры документа служит кнопка «Структура» панели «Режим просмотра документа» ленты «Вид».

При этом появляется контекстная лента «Структура».

В режиме просмотра структуры документа отображается иерархия элементов оформления текста. Но, прежде чем использовать данный режим, необходимо отформатировать документ с применением стандартных заголовков. При этом, «Заголовок 1 уровня» является самым главным, «Заголовок 2 уровня» следует за ним и т.д.

Основное удобство при просмотре документа в этом режиме заключается в том, что есть возможность настраивать отображение любого уровня структуры, скрывая при этом те уровни, которые занимают более низкую иерархию. Для этого надо всего лишь выбрать нужный уровень из выпадающего списка «Показать уровень».

У каждого элемента, имеющего подуровни, присутствует значок «+». Двойной щелчок на значке позволяет отобразить/скрыть подуровни.

Уровни можно перемещать вверх/вниз относительно друг друга, а также изменять само значение уровня на более низкое/высокое. Для этих целей служат зелененькие и синенькие стрелочки, расположенные слева на панели «Работа со структурой».

Пример изменения уровня заголовка:

Пример изменения месторасположения заголовка:

При работе в режиме структуры форматирование текста по умолчанию не отображается.

Для работы с большими документами предназначена панель «Главный документ». Суть работы сводится к тому, что сам документ разбивается на отдельные части, которые хранятся в отдельных файлах. Все «в кучу» собирается в главном документе, который должен быть предварительно структурирован.

В начало страницы

В начало страницы

Создание структуры текстового документа в MS Word (Заголовки)

Необходимость наличия структуры в документе. Стили, отвечающие за формирование структуры документа. Использование стилей абзаца и многоуровневого списка для создания структуры. Стили, которые отображаются в структуре.

Необходимость наличия структуры документа

Вообще создать красиво оформленный интерактивный текст, который будет привлекательно выглядеть и, в то же время, будет готов для дальнейшего редактирования можно создать без использования стилей типа «Заголовок». Однако, в этом случае, в тексте будет невозможно быстро перемещаться к нужной главе, нельзя будет, не выполняя каких либо дополнительных действий с текстом, создать оглавление.

Более того, созданная структура текста останется рабочей, если текст сохранить в PDF формате, что, безусловно, является плюсом.

Справедливости ради, следует отметить, что создать оглавление без использования стилей типа «Заголовок» средствами текстового процессора MS Word можно. Иногда, если мало времени или нецелесообразно создавать стили абзаца, такой способ может оказаться даже предпочтительней. Но, если же работа с предоставленным текстом будет продолжаться в дальнейшем, или текст создается с чистого листа, то использование стилей типа «Заголовок» является обязательным.

Стили, отвечающие за формирование структуры документа

За формирование структуры документа отвечают стили типа «Заголовок». В MS Word изначально есть 9 встроенных стилей «Заголовок», по умолчанию отображаются первые два, остальные начинают отображаться по мере использования стилей предыдущих уровней либо, если установить соответствующие настройки в окне стилей (Рис. 4.1).

Рис. 4.1 Отображение всех уровней из окна стилей

Можно воспользоваться встроенными стилями «Заголовок», но можно и создать свои собственные. За присутствие стиля в структуре документа отвечает соответствующая настройка в настройке стиля «Абзац» (см. рис. 4.2).

Рис. 4.2 Изменение уровня стиля

Всего можно использовать 9 уровней стилей. Такое количество является даже избыточным. Можно создавать несколько стилей, которые будут одинакового уровня.

Создание структуры документа на основе многоуровневого списка

Для создания простой структуры документа, без автоматической нумерации заголовков, связку многоуровневых списков и стилей типа «Заголовок» использовать не нужно. Но использование нумерации в стилях заголовков достаточно часто. Также может потребоваться использование составного номера не только в стилях заголовках, но и в подписях рисунков, таблиц, формул или других элементах редактируемого документа.

Хотя, в большинстве случаев, достаточно использование встроенных стилей «Заголовков», все же создадим собственные стили абзаца типа заголовок и свяжем их с многоуровневым списком, также созданным. Для примера оформим основные принципы обучения, которые использовались в предыдущих материалах не просто многоуровневым списком, а структурой документа.

Можно отметить, что оглавление документа было создано автоматически, исходя из исходной структуры документа.

Оглавление документа, которое будет создано при выполнении соответствующей команды (Закладка «Ссылки» Оглавление) можно посмотреть, открыв область навигации («Вид» Область навигации).

Расширенные возможности вставки оглавления

Оглавление возможно создать использую стили, которые не являются заголовками. В таком случае необходимо воспользоваться дополнительными параметрами настройки оглавления документа (см. рис. 4.3).

Рис 4.3 Создание оглавления, используя произвольные стили

Использовать такой способ лишь для того, чтобы избегать необходимости помечать соответствующий стиль как заголовок достаточно неразумно. Однако, если появляется необходимость внести в оглавление, например, названия рисунков, таблиц, которые по сути не являются стилями типа заголовок, тогда следует использовать возможность описанную выше. Таким способом можно добавить любой стиль в оглавление, однако следует помнить: первое, все экземпляры данного стиля будут в оглавлении и, второе, в структуре документа эти стили значиться не будут.

Использование стилей и многоуровневого списка при создании названий объектов документа (рисунков, таблиц)

Многоуровневый список, в сочетании со стилями, прекрасно подходят для нумерации различного рода объектов документа, например, рисунков, таблиц, нумерации формул. Для нумерации перечисленных объектов существует более очевидная возможность текстового процессора, которая находится на вкладке «Ссылки», группа «Название», элемент «Вставить название». Данная возможность будет рассмотрена позже.

Читать еще:  Visual basic word

Вернемся к используемому раньше документу с созданными стилями типа «Заголовок» и создадим дополнительные стили для оформления подписей рисунков и таблиц.

Таким образом, подпись объекта (рисунка или таблицы) будет автоматически появляться при выборе соответствующего стиля либо через команду вставки многоуровневого списка группы «Абзац» вкладки «Главная» (рис. 4.4).

Рис. 4.4 Вставка многоуровневого списка

Вставка подписей объектов документа с помощью команды «Вставить название»

Существует второй способ (более очевидный) создания подписей объектов, используя команду «Вставить название». Рассмотрим его более детально.

Хотя такой способ может показаться более очевидным в использовании и, в принципе, он имеет право на существование, существует ключевая особенность, которая не позволяет использовать эту возможность также гибко, как стили в связке с многоуровневым списком. Этой особенностью является использование при команде «Вставить название» лишь одного стиля форматирования для всех названий. На практике это означает невозможность индивидуальной настройки каждой подписи в отдельности (например, для подписи рисунков использовать курсив, а для таблиц — полужирный шрифт), либо индивидуального оформления самой нумерации (например, поместить номер таблицы справа вверху, а саму подпись с выравниванием посередине).

Рис. 4.5 Примеры индивидуального оформления элементов документа

Ссылки по теме

Помощь
Задать вопрос
программы
обучение
экзамены
компьютеры
Бесплатный звонок
ICQ-консультанты
Skype-консультанты
Общая справка
Как оформить заказ
Тарифы доставки
Способы оплаты
Прайс-лист
Карта сайта

Популярные статьи
Информационная безопасность Антивирусное ПО и защита от спама Eset Software Лаборатория Касперского


Бестселлеры
Курсы обучения «Atlassian JIRA — система управления проектами и задачами на предприятии»
Microsoft Office 365 для Дома 32-bit/x64. 5 ПК/Mac + 5 Планшетов + 5 Телефонов. Подписка на 1 год. Электронный ключ
Microsoft Windows 10 Профессиональная 32-bit/64-bit. Все языки. Электронный ключ
Microsoft Office для Дома и Учебы 2019. Все языки. Электронный ключ
Курс «Oracle. Программирование на SQL и PL/SQL»
Курс «Основы TOGAF® 9»
Microsoft Windows Professional 10 Sngl OLP 1 License No Level Legalization GetGenuine wCOA (FQC-09481)
Microsoft Office 365 Персональный 32-bit/x64. 1 ПК/MAC + 1 Планшет + 1 Телефон. Все языки. Подписка на 1 год. Электронный ключ
Windows Server 2016 Standard
Курс «Нотация BPMN 2.0. Ее использование для моделирования бизнес-процессов и их регламентации»
Антивирус ESET NOD32 Antivirus Business Edition
Corel CorelDRAW Home & Student Suite X8

О нас
Интернет-магазин ITShop.ru предлагает широкий спектр услуг информационных технологий и ПО.

На протяжении многих лет интернет-магазин предлагает товары и услуги, ориентированные на бизнес-пользователей и специалистов по информационным технологиям.

Хорошие отзывы постоянных клиентов и высокий уровень специалистов позволяет получить наивысший результат при совместной работе.

Режим структуры и создание больших документов Word

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой «Training_students» — Скачать

2.1. Обработка текстовой информации. Текстовые процессоры

2.1.6. Работа с большими документами Word

Режим структуры в редакторе Word используется для организации больших документов Word (документов большого объема), которые состоят из оглавления, разделов и подразделов различных уровней, к таким документам относятся, например, курсовые и дипломные работ и т. д.

Режим структуры в редакторе Word — это представление документа, показывающее его структуру. Заголовки в режиме структуры снабжаются отступами, наглядно показывающими уровень вложенности заголовков в документе Word.

В режиме структуры можно легко просматривать структуру всего документа Word, изменять уровень вложенности заголовков, копировать и перемещать большие фрагменты текста путем перемещения соответствующих заголовков.

Кроме того, в этом режиме проще создавать и изменять общую структуру главного документа Word путем добавления, перестановки и удаления вложенных документов. Для создания главного документа Word необходимо создать структуру, а затем в этой структуре сделать заголовки вложенными документами Word.

Главный документ Word – это документ Word, который объединяет в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов). Использование главных документов Word упрощает создание и обновление больших документов Word, таких как журналов, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав.

Режим структуры в редакторе Word

Чтобы перейти в режим структуры, надо выбрать в меню Вид команду Структура. В режиме структуры отображается структура документа Word и появляется панель инструментов «Структура».

Отступы и символы, отображаемые в режиме структуры, не влияют на вид и печать документа в обычном режиме. Режим структуры лишь отображает на экране документ Word в ином виде и позволяет работать с ним другими средствами.

В режиме структуры термин заголовок относится к любому абзацу, которому назначен один из встроенных стилей: Заголовок 1 – Заголовок 9. Заголовок — это название раздела, отформатированное с помощью одного из стандартных девяти стилей заголовков Word.

Стиль Заголовок 1 находится на самом высоком уровне иерархии и не имеет отступа. Заголовок 2 находится на один уровень ниже и при отображении в режиме структуры получает небольшой отступ и так далее.

Режим структуры в редакторе Word позволяет легко и быстро изменить структуру документа Word. Можно изменить порядок заголовков и текста документов Word, перемещая их вверх и вниз в режиме структуры, а также повышать или понижать уровень основного текста или заголовка.

Для повышения и понижения уровня, а также для перетаскивания текста внутри структуры можно перетащить символы «+» или «-» влево, вправо, вверх или вниз.

В режиме структуры слева от каждого заголовка отображается соответствующий символ структуры:

  1. + Заголовки с подчиненным текстом.
  2. — Заголовки без подчиненного текста.
  3. Основной текст.

С помощью этих символов можно сворачивать и разворачивать подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ Word. Для отображения полной структуры документа Word следует скрыть основной текст. Серая линия, которой подчеркнут заголовок, означает, что заголовок содержит свернутые, или скрытые, подчиненные заголовки или основной текст.

Чтобы отобразить или скрыть текст, дважды щелкните символы развертывания рядом с заголовком или выберите команду Показать соответствующий уровень заголовков из раскрывающегося списка на панели Структура. Основной текст — это любой абзац в структуре, не являющийся заголовком. В режиме структуры на основной текст указывает маленький квадратик, расположенный слева от абзаца документа Word.

Создание структуры нового документа Word (организация структуры нового документа) в режиме структуры

При создании большого документа Word, например, курсовой или дипломной работы необходимо воспользоваться режимом структура.

Загрузите приложение Word, откроется окно приложения и в нем появится новый документ, который называется «Документ 1»:

  1. В новом документе Word перейдите в режим структуры.
  2. Введите заголовки, нажимая клавишу ENTER после каждого заголовка. Эти заголовки автоматически форматируются с помощью встроенного стиля заголовков «Заголовок 1».
  3. Чтобы присвоить заголовок другому уровню и придать ему соответствующий стиль форматирования, следует переместить символ заголовка — или + структуры. Чтобы понизить уровень заголовка, перетащите символ правее. Чтобы повысить уровень заголовка, перетащите символ левее. Чтобы переместить заголовок на новое место, перетащите символ вверх или вниз. Относящийся к этому заголовку основной текст будет перемещен вместе с заголовком.
  4. Когда организация документа Word будет завершена, перейдите в обычный режим или режим разметки, чтобы ввести основной текст и рисунки.

Основной текст. Текст, оформленный без использования встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или структуры («Уровень 1» — «Уровень 9»). В режиме структуры слева от основного текста автоматически отображается маленький квадратик.

Изменение структуры документа Word в режиме структуры

Изменение уровней заголовков в документе Word

Для изменения уровней заголовков и преобразований абзаца основного текста в заголовок или заголовка — в абзац основного текста служат кнопки на панели инструментов Структура. Чтобы выделить заголовок вместе со всем подтекстом, достаточно щелкнуть на структурном маркере слева от него.

Изменение уровней заголовков с помощью панели инструментов Структура:

  1. Установите курсор в изменяемом заголовке, уровень, которого должен повыситься или понизиться.
  2. Для перевода заголовка на следующий уровень вверх нажмите кнопку Повысить уровень, а для перевода на следующий уровень вниз – кнопку Понизить уровень.

Изменение уровней заголовков с помощью символов структуры:

  1. Чтобы изменить уровень заголовка, перетащите символы структуры левее или правее.
  2. Чтобы повысить уровень заголовка или преобразовать основной текст в заголовок, перетащите символ левее.
  3. Чтобы понизить уровень заголовка или преобразовать заголовок в основной текст, перетащите символ правее.

При перетаскивании символов на экране изображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовку будет присвоен соответствующий стиль, основному тексту будет присвоен стиль «Обычный». Выделенный заголовок можно преобразовать в основной текст, нажав кнопку Понизить до обычного текста.

Перемещение фрагментов текста в документе Word

С помощью двух кнопок на панели Структура можно быстро переместить в документе Word один или несколько абзацев текста. Такими абзацами могут быть как заголовки, так и основной тест.

Перемещение абзацев вверх или вниз происходит так:

  • установите курсор в перемещаемом абзаце;
  • нажмите кнопку Переместить вниз или Переместить вверх.

Быстрое перемещение абзацев вверх или вниз можно осуществить так: перетащите символы структуры вверх или вниз.

При перетаскивании на экране изображается горизонтальная линия. Отпустите кнопку мыши, когда линия достигнет места, в которое требуется поместить текст.

При таком способе заголовок всегда перемещается вместе со всем подтекстом, поскольку перетаскивание структурного маркера автоматически приводит к выделению заголовка с подтекстом.

Развертывание и свертывание текста

В режиме структуры документ Word можно свернуть, оставив только нужные заголовки и основной текст. Это упрощает просмотр структуры документа Word, перемещение по документу и перемещение больших кусков текста.

Свернуть можно только текст, отформатированный с помощью встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или уровней структуры («Уровень 1» — «Уровень 9»).

Кнопки для осуществления операций «развернуть / свернуть» расположены на панели инструментов Структура. Для выполнения команд над текстом необходимо установить курсор в требуемый фрагмент. Например, кнопки + и – повышают или понижают текст с заголовком на один уровень, а команда Показать все уровни отображают весь основной текст.

Создание оглавления в документе Word с использованием встроенных стилей заголовков

К документу Word можно добавить оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся.

Для создания оглавления необходимо выполнить следующее:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector